Le funzionalità relative al magazzino consentono di gestire uno o più magazzini, tenendo traccia delle operazioni di carico e scarico, lotti e scadenze. Il movimenti di magazzino sono integrati con la fatturazione e la registrazione delle fatture in entrata.
Configurazione articoli
Gli articoli di magazzino sono semplicemente voci di listino sulle quali è attivo il flag “Abilita magazzino”. In caso di articoli ad uso interno, che quindi non devono comparire nel listino in fase di fatturazione è sufficiente disabilitare il flag “Abilita fatturazione”.
Per ogni articolo è possibile definire più fornitori, con codici e prezzi diversi e altri dati.
Se vuoi velocizzare la configurazione iniziale degli articoli di magazzino puoi aiutarti con le fatture elettroniche di tali articoli.
Per farlo segui questi passaggi:
- Importare gli XML delle fatture in Spese > Importazione XML
- Nell’anagrafica del fornitore (che sarà stata creata in automatico), abilita il flag “Fornisce articoli di magazzino”
- Apri la fattura dalla schermata Spese
- Clicca su Carica magazzino
- Il campo Prodotto di ogni articolo dovrebbe essere vuoto, clicca su Crea nuovo
- Conferma e modifica i dati dell’articolo inserito
- L’articolo è stato creato, se vuoi effettivamente caricare le quantità presenti nella fattura completa il caricamento cliccando su Salva, altrimenti annulla l’operazione
Gestione lotti e scadenze
Nella scheda dell’articolo di magazzino è possibile indicare se il prodotto è soggetto a gestione lotti e scadenze, in modo che in fase di carico e scarico vengano richiesti questi dati. Diversi fornitori sfruttano gli appositi campi della fattura elettronica per indicare i numeri di lotto e le scadenze e Vetincloud può leggerli per inserirli automaticamente in fase di carico. Al momento dello scarico, il programma propone i lotti disponibili e con data di scadenza più vicina.
Carico e scarico
Il carico può essere eseguito manualmente dalla pagina Giacenze, o dalle fatture di acquisto tramite il tasto Carica magazzino. Questa funzione propone una schermata precompilata con gli articoli inseriti dal fornitore in fattura, cercando automaticamente di collegare la descrizione inserita dal fornitore con l’articolo di magazzino, in base al codice e alla descrizione. Diversi fornitori possono utilizzare descrizioni diverse per lo stesso prodotto, per questo è possibile inserire diversi fornitori per lo stesso articolo, con codici e descrizioni diversi. Se non viene trovato un articolo corrispondente nel magazzino, il programma propone di crearlo automaticamente o manualmente.
Lo scarico può essere eseguito manualmente dalla pagina Giacenze o automaticamente in fase di fatturazione. Se un articolo ha il flag “Abilita gestione giacenze” attivo, questo verrà sempre scaricato automaticamente.
Schermata Magazzino
Nella schermata Magazzino è presente un elenco degli articoli con relativa giacenza e disponibilità. La disponibilità corrisponde alla giacenza meno la quantità minima che si vuole avere in magazzino, ad es. se per un farmaco abbiamo configurato quantità minima 5 e in magazzino ne abbiamo 5, la disponibilità sarà zero. Le 5 confezioni effettivamente presenti sono considerate “di riserva”, e con disponibilità zero si dovrebbe procedere ad un riordino dell’articolo.
Cliccando su uno degli articoli nell’elenco si apre il dettaglio, in cui è possibile visualizzare la giacenza per magazzino (se si utilizzano più magazzini), i lotti disponibili, gli ultimi movimenti e i fornitori.