Una volta eseguita una semplice configurazione Vetincloud consente l’invio diretto delle tue fatture al Sistema Tessera Sanitaria in diversi modi.
Prima di eseguire qualsiasi invio assicurati di conoscere le informazioni base:
- vanno inviate solo le fatture pagate
- le fatture vanno sempre considerate in base alla data di pagamento: ad es. quando parliamo di invio delle fatture del secondo semestre 2022, si intende le fatture pagate nel secondo semestre 2022, anche se emesse nel primo semestre
- vanno inviate le fatture pagate sia con modalitá tracciabile sia non tracciabile
- sono escluse le fatture verso partite iva (aziende e professionisti) e persone giuridiche (associazioni)
- sono escluse le fatture (o righe di fattura) relative a prestazioni non sanitarie
Modalitá di invio
Invio automatico
Questa é l’opzione piú utilizzata e la piú pratica: imposta la cadenza desiderata (giornaliera, settimanale o mensile) e lascia gestire tutto al programma. Dovrai solo ricordarti di controllare le email con gli esiti di invio per eventuali errori.
Tieni presente che Vetincloud processa sempre tutto il periodo attualmente inviabile fino alla data odierna, ad esempio con l’attuale cadenza semestrale:
- se siamo al 28 dicembre: dal primo luglio al 28 dicembre
- se siamo al 13 febbraio: dal primo gennaio al 13 febbraio
- se siamo al 7 luglio: dal primo luglio al 7 luglio
In poche parole, invia dal giorno successivo all’ultima scadenza fino alla data odierna.
Le fatture giá inviate non vengono reinviate, ma eventuali modifiche (ad es. cambio modalitá di pagamento) vengono rilevate e la fattura viene inviata come variazione.
Invio manuale
L’invio manuale esegue la stessa procedura descritta sopra, quindi si tratta comunque di invio massivo, ma decidi tu quando inviare e quale periodo prendere in considerazione. Anche in questo caso viene inviata una mail con l’esito dell’invio.
Le fatture fuori termine di invio saranno escluse automaticamente. Se vuoi inviarle comunque abilita l’invio oltre scadenza in Configurazione > Partita IVA > Sistema TS.
Invio singolo
Se hai bisogno di eseguire un invio singolo e immediato puoi farlo aprendo la fattura dall’elenco e cliccando su Invia al Sistema TS. Tutte le regole di esclusione sono comunque applicate. L’esito é mostrato subito e non viene inviata la mail.
Credenziali
Prima di eseguire qualsiasi invio devi aver inserito le tue credenziali TS in Configurazione > Partita IVA > Sistema TS.
In particolare:
- Identificativo: solitamente corrisponde al codice fiscale del veterinario
- Password: la parola chiave utilizzata per accedere al sito TS
- PIN: puoi recuperarlo accedendo al sito TS e andando su Profilo > Stampa Pincode
Ricorda che la password scade ogni 3 mesi, quindi periodicamente sará necessario collegarsi al sito TS, aggiornare la password, e reinserirla in Vetincloud.
Errori comuni
Password scaduta
Ogni 3 mesi la password scade e va aggiornata, sia sul sito TS, sia in Vetincloud.
Credenziali invalide
Le credenziali inserite non sono corrette. Verifica attentamente le credenziali e assicurati che ti permettano di accedere al Sito TS
Codice fiscale non valido
Il codice fiscale del cliente non è corretto, verifica e aggiorna l’anagrafica del cliente, aggiornando anche i dati della fattura (tramite il flag Aggiorna dati fatture, o risalvando la fattura).
Natura esenzione IVA non specificata
Chi é in regime forfettario e non ha configurato la tipologia di esenzione IVA (N2.2) nelle impostazioni della partita IVA otterrá l’errore “Un elemento tra aliquota IVA e Natura esenzione IVA deve essere presente”, risolvibile facilmente correggendo la configurazione.
Dopo un errore il sistema mantiene comunque il programma di invio definito, quindi se é saltato un invio mensile per password scaduta, o aspetti il prossimo invio mensile o esegui un invio manuale.
Tipologie di spesa
Ogni spesa deve essere classificata secondo le tipologie previste dal sistema TS, che nel caso dei veterinari sono SV (Spese veterinarie), FV (Farmaci veterinari) e AA (Altro). Vetincloud imposta automaticamente tutto su SV, ma se necessario puoi configurare le altre due tipologie nelle impostazioni delle voci di listino e nelle categorie di vendita.
Fatture importate da altri gestionali
Se hai richiesto l’importazione delle tue fatture dal precedente gestionale e queste fatture erano giá state inviate al sistema TS, assicurati di configurare la data minima di invio nelle impostazioni della partita IVA per evitare il reinvio delle fatture, che normalmente non dovrebbe generare duplicati, ma puó farlo se la numerazione del precedente gestionale non é identica a quella di Vetincloud (es. fattura inviata come numero “1” dal precedente gestionale e “1/2023” da Vetincloud, quindi due fatture diverse per il sistema TS).